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案例评析——无效保证合同中保证人的民事责任承担问题/康凯

作者:法律资料网 时间:2024-06-22 18:30:21  浏览:9726   来源:法律资料网
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无效保证合同中保证人的民事责任承担问题

——北京中色建设工程有限公司与上海华龙钢结构建设有限公司等担保合同纠纷案


一、 案情介绍
原告:北京中色建设工程有限公司(以下简称中色公司)
被告:上海华龙钢结构建设有限公司等(以下简称华龙公司)
案由:担保合同纠纷
原告中色公司诉称
2000年7月,华龙公司向中色建设集团有限公司(以下简称中色集团)提出借款申请,因华龙公司不属于中色集团下属企业,所以由我公司作为担保人,三方于2000年7月5日签订《内部资金调拔使用协议》,借款金额100万元,期限三个月,自2000年7月10日至2000年10月10日止,我公司在担保人处盖章。中色集团于2000年7月13日将100万元汇入华龙公司账号。2000年10月10日,华龙公司未按期归还借款,于2000年10月31日以北京中华建规划设计研究院(上海)和华龙公司名义向中色集团提交《工作汇报》,解释未按期还款的原因,并请求延长借款期限。2001年12月,中色集团要求我公司履行担保责任,代华龙公司偿还借款。2001年12月31日,我公司代华龙公司偿还100万元。但至今华龙公司未将100万元归还给我公司。经调查华龙公司档案,发现华龙公司系1997年9月设立,由建设部建设规划研究所(上海)投资250万元、国龙公司投资250万元、东亚公司投资180万元、健风集团投资160万元、鸿大公司投资160万元共同设立的。华龙公司于2002年12月4日被工商局吊销营业执照但尚未进行清算,该公司已无办公场所,法定代表人也下落不明。华龙公司档案显示该公司注册资金1000万元,以实物出资。虽然上海浦南会计师事务所为其出具了《验资报告》,称实物资产1000万元均已到位,但只附有东亚集团、国龙公司购买钢材的发票,此外再无其它出资证明材料。根据国家工商行政管理局《公司注册资金登记管理暂行规定》第八条“注册资本中以实物出资的,公司章程应当就实物转移的方式、期限等做出规定。实物中须办理过户手续的,公司应当于成立后半年内办理过户手续,并报公司登记机关备案”。第二十三条“对股东或者发起人以非货币出资,未按照本规定第八条、第九条、第十条、第十二条的规定报公司登记备案,或者备案内容与公司章程规定的内容不符的,视为虚假出资”的规定,鸿大公司、东亚集团、健风集团、建设部建设规划研究所(上海)对华龙公司的投资行为属于虚假出资行为。又查,建设部建设规划研究所(上海)未在工商登记注册,不具有独立法人资格,其设立法人主体是中华建公司。国龙公司已被宁波市工商行政管理局于1999年吊销营业执照。根据最高院关于《企业法人营业执照被吊销后,其民事诉讼地位如何确定的函》被吊销企业法人组成人员下落不明,无法通知诉讼,可以开办单位为被告起诉的规定,确定本案被告为华龙公司、中华建公司、鸿大公司、东亚公司、健风集团、国龙公司。根据最高人民法院《全国经济审判工作座谈会纪要》关于执行法人制度的问题的规定:“企业法人注册登记时,注册资金不实的,由开办单位在注册资金不实的范围内承担责任”。故诉至法院,请求判令华龙公司返还我公司代为偿还的借款100万元;判令中华建公司、东亚集团、鸿大公司、健风集团、国龙公司与华龙公司承担连带偿还100万元的责任。
被告华龙公司未向本院提交答辩意见。
法院查明和认定的事实
2000年7月5日,华龙公司与中色集团签订《内部资金调拨使用协议》,约定:中色集团调拨给华龙公司资金100万元用于市场开拓,资金使用期限为3个月,即从2000年7月10日起至2000年10月10日止。中色集团向华龙公司收取资金占用费2万元,该费用在还本时一次性付清。中色公司在合同担保人处加盖了公章。
2000年7月13日,中色集团按《内部资金调拨使用协议》向华龙公司拨款100万元。2000年10月31日,北京中华建规划设计研究院(上海)与华龙公司共同向中色集团出具了一份《工作汇报》,在其中第二部分“几项请求和希望”项下第三条的内容为:“原北京中华建,华龙公司在七月中旬,因市场开拓的需要,向集团公司借的100万元款项,原定借期三个月,已经到期。但因工程款回收不及,归还时间请求集团公司给予宽容延,延期三个月至一月中旬连本带利一并归还”。2001年12月31日,中色公司代华龙公司向中色集团偿还了100万元。华龙公司注册资本为1000万元,均为实物资产,由国龙公司(出资250万元)、建设部建设规划设计研究所(上海)(出资250万元)、东亚集团(出资180万元)、鸿大公司(出资160万元)、健风集团(出资160万元)组建。
华龙公司于2002年12月4日被吊销营业执照。国龙公司于1999年8月6日被吊销营业执照。另查,中色公司曾在上海市黄浦区人民法院向华龙公司、东亚公司、鸿大公司、中华建公司、健风集团提起清算责任赔偿纠纷诉讼,后于2003年12月8日经法院准许撤诉。建设部建设规划设计研究所(上海)是中华建公司为开展工程设计业务在上海设立的临时办事机构,没有在工商局注册,不具有法人资格。
再查,华龙公司被吊销营业执照后,该公司的股东未对中色公司进行清算。华龙公司与中色集团之间的借款纠纷未经过法院或仲裁机构的处理。
二、法院判决要旨
华龙公司与中色集团之间设立了借款合同,中色公司为华龙公司向中色集团偿还借款提供了担保(担保方式为保证),三方同时又设立了担保合同。由于中色集团并非金融机构,其无权向华龙公司出借资金,因此双方之间的借款合同应当归于无效。在此情况下,作为从合同的中色公司与中色集团、华龙公司之间的担保合同的效力也归于无效。
债权人中色集团、债务人华龙公司、保证人中色公司各自对于中色集团不具有向其他企业出借资金的资格应当均是明知的,在此情况下,中色集团、华龙公司、中色公司对于担保合同的无效均有过错。最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国担保法〉若干问题的解释》第八条规定,主合同无效而导致担保合同无效,担保人有过错的,担保人承担民事责任的部分,不应超过债务人不能清偿部分的三分之一。第九条规定,担保人因无效担保合同向债权人承担赔偿责任后,可以向债务人追偿。根据上述规定,中色公司应当承担的数额不应当超过华龙公司不能向中色集团清偿的部分的三分之一。由于没有证据证明中色集团曾向华龙公司主张过债权和华龙公司清偿债务的情况,因此华龙公司不能向中色集团清偿的部分属于未明确的状态。在此情况下,中色公司自行向中色集团承担了偿还全部借款的责任,已超过了其应承担的法定责任的范围,这属于是其自己处分权利的行为,与华龙公司无关,法院不予干涉。但中色公司不得据此而要求华龙公司全额返还其所偿还的款项,其可向华龙公司追偿的款项应以其应当承担的法定责任为限。但在本案中,中色公司未能提供证据证明华龙公司未能向中色集团清偿债务的数额,因此影响到对中色公司应当承担的具体数额的认定,也就无法确认中色公司可以向华龙公司追偿的数额。
华龙公司系独立的法人单位,应当独立承担民事责任。由于中色公司无法证明其对华龙公司债权的具体数额,在无法要求华龙公司承担责任的前提下,也无法要求华龙公司的股东承担责任。另外,基于本案的情况,中色公司要求华龙公司的股东承担连带清偿责任,也无法律依据。
综上,法院认为,中色公司提出的诉讼请求所依据的证据不足,判决驳回原告北京中色公司的诉讼请求
三、 对本案事实、责任的认定及相关法理分析  
本案的争议焦点是担保人中色公司在因主合同无效导致保证合同无效时是否要承担责任,所承担的责任究竟是何性质,以及承担完该责任后是否有权向债务人追偿的问题。由此,引起以下六个法律问题:
㈠关于保证合同的效力问题
如前所述,华龙公司与中色集团之间设立了借款合同,中色公司为华龙公司向中色集团偿还借款提供了保证,三方同时又设立了担保合同。而根据《贷款通则》第六十一条规定:“ 企业之间不得违反国家规定办理借贷或者变相借贷融资业务”。由于中色集团并非金融机构,无权向华龙公司出借资金,故其与华龙公司两个企业之间的拆借资金行为违反了金融法规,借款合同应当归于无效。又根据《担保法》第五条规定:“担保合同是主合同的从合同,主合同无效,担保合同无效。担保合同另有约定的,按照约定。”一方面,借款合同是主合同,保证合同是从合同,具有附随性和从属性,主合同无效,保证合同一般也无效。这是一般原则;另一方面,当事人也完全可以对主从合同的关系作出特殊约定,即使主合同被确认为无效,保证合同仍然有效,这体现了保证的相对独立性。但在本案中,双方在保证合同中并没有另行约定这种使保证合同具有独立性的条款。故本案中,借款合同、保证合同全部无效。
㈡无效保证合同中保证人是否应承担法律责任
保证合同作为一种从合同,如果被确认为无效,仅意味着合同规定的保证人的保证义务不能履行,保证人无需承担保证责任(注意:保证责任是一种合同责任,因保证合同而生,下文中有详细阐述)。但这并不表明不发生任何法律后果。需明确,保证合同无效,只是不能依当事人意思表示而发生法律效力,此时如果保证人有过错,根据法律规定,却可能产生其他法律后果。本案中原告中色公司一直认为其代偿100万元的行为是履行了保证责任,显然是对这一概念存在混淆。根据《担保法》第五条第二款“担保合同被确认无效后,债务人、担保人、债权人有过错的,应当根据其过错各自承担相应的民事责任。”这里保证人的过错应作较为广义的理解,主要体现在两种情况:一是明知或应知主合同无效仍然提供保证;二是通过提供保证诱使无效的主合同订立,进而使债权人发生损失。本案即属于第一种情况。在本案中,债权人中色集团、债务人华龙公司、保证人中色公司各自对于中色集团不具有向其他企业出借资金的资格应当是明知的,在此情况下,中色集团、华龙公司、中色公司对于担保合同的无效均有过错。因此,各方应根据其过错各自承担其相应的民事责任。
㈢无效保证责任性质的认定
前文已述,无效保证合同中保证人是应当根据其过错承担相应的民事责任的,该责任既然不是保证责任(一种合同责任),那又究竟属何种性质呢?颇值探讨。一种观点认为应将该责任定性为侵权责任。保证合同虽因主合同无效而归于无效,但保证人对于合同的无效是有过错的,可以理解为保证人促使了无效主合同的存在,进而使债权人的财产受到损失,故应对债权人承担侵权赔偿责任。另一种观点认为此种责任亦非缔约过失责任。因为保证人并非主合同的当事人,合同的缔约过失责任应发生在缔约合同的当事人之间。笔者认为,上述两种观点均有失偏颇。根据保证的附从性,由于主债权债务无效而导致保证合同亦无效后,保证人就无效后果所应承担的责任,并非保证责任,而是非从属于主债务的独立责任,这种责任是过错责任。此时保证人担保的并非主债权债务的履行,而实质上是担保主债权债务无效后一方对另一方的损害赔偿,故此时保证合同实为损害担保合同(这里可以借鉴台湾民法确立的损害担保制度)。故笔者认为,该类民事责任的性质仍应定为缔约过失责任为宜,其责任方式是赔偿损失。
首先需阐明:①所谓缔约过失责任,是缔约人故意或过失的违反先合同义务时所依法承担的民事责任。先合同义务是随着缔约人双方为成立合同互相接触磋商逐渐产生的注意义务,包括通知、协助、保密等义务,这些义务均以诚实信用原则为基础,故学说上亦称附随义务。②缔约过失责任既不同于合同责任,亦不同于侵权责任,所以它是一种独立的民事责任,连同合同责任、侵权责任等共同构成民事责任体系。换句话说,缔约过失责任与合同行为、侵权行为、不当得利、无因管理一样,也是一种独立的债的发生根据。③缔约过失责任由德国著名法学家耶林于1861年首次提出,被誉为法学上的发现,其主旨是要保护合同相对人的一种信赖利益,即一方当事人因自己的过失而使合同不成立、无效、或被撤销时,对信赖该合同能有效成立的另一方当事人,应赔偿基于此信赖而生的损害。
在本案中,各方理应知晓“企业之间不得非法拆借资金”这一规定,但各方却违背该注意义务、违背诚实信用原则,置国家法律的禁止性规定于不顾,而签订了借款合同和保证合同。故各方对合同的无效主观上均有过失。另外,保证合同做为合同的一种,保证人做为保证合同的一方当事人(另一方当事人为债权人),当保证合同无效时,当然有余地适用缔约过失责任。唯应注意的是,保证人此时所承担的缔约上的过失责任,并非保证责任,而是根据保证合同与主债权债务之间的关系,负担起主债权人因为保证合同无效而对主债权造成的损害赔偿责任。
㈣无效保证责任与(有效)保证责任的区别
①责任性质不同。保证责任属于合同责任,保证人承担的是一种对被保证人不履行债务的补充责任,不以保证人有过错为条件,是一种他人责任;而无效保证的过错赔偿责任属于合同外责任,保证人承担的是对自身过错所负担的责任,是一种缔约过失责任、自己责任。
②责任范围不同。保证责任的赔偿范围是履行利益损失;无效保证责任的赔偿范围为债权人的信赖利益损失。信赖利益一般小于履行利益,故无效保证责任之强度一般低于保证责任。
③责任形式不同。有效保证中,保证人若不履行保证合同规定的义务,那么,他将承担违约的法律后果,包括支付违约金、赔偿金及继续履行合同等;而无效保证的保证人承担的是赔偿损失的责任,没有支付违约金和继续履行合同等方式。
④责任根据不同。在有效的保证中,保证责任是可以由当事人自由创设的;而无效保证中,保证人的赔偿责任源于法律的直接规定。
⑤责任时效、期间不同。在有效保证中,债权人请求保证人承担保证责任的期限为保证期间,该期间可以由当事人自由约定,亦可由法律直接规定;在无效保证中,保证人的赔偿责任从时间上只受时效的限制,时效从损失开始之日起算。
㈤保证合同无效时保证人的法律责任
根据《担保法》第五条第二款:“担保合同被确认无效后,债务人、担保人、债权人有过错的,应当根据其过错各自承担相应的民事责任”。 又根据《解释》第八条:“主合同无效而导致担保合同无效,担保人无过错的,担保人不承担民事责任;担保人有过错的,担保人承担民事责任的部分,不应超过债务人不能清偿部分的三分之一”。 因此,保证人承担法定责任的范围应为“债务人不能清偿部分的三分之一”。在本案中,中色公司自行向中色集团承担了偿还全部借款的责任,已超过了其应承担的法定责任范围。对于超出的部分,应当理解为其自由行使处分权的行为,与被告华龙公司无关,故法院对此并不加以干涉。
㈥关于保证人追偿权的问题
目前学界谈到追偿权的问题一般均引用《担保法》第三十一条规定的:“ 保证人承担保证责任后,有权向债务人追偿”。也即是保证人承担了保证责任后的追偿权。但笔者认为,这是对追偿权的片面理解,因为当保证合同被确认为无效后,保证人不是承担保证责任,而是承担因缔约过失的赔偿责任。故追偿权还应包括保证人承担了无效保证责任后所应享有的追偿权。须知,保证合同无效,保证人因过错对债权人承担赔偿责任,是从维护债权人的角度出发。保证人因保证合同无效而承担了赔偿责任,为维护保证人的合法权益,也应当享有追偿权。这在《解释》第九条已做了明确规定:“担保人因无效担保合同向债权人承担赔偿责任后,可以向债务人追偿”。因此,应当对两种追偿权做出区分:一种是承担保证责任后的追偿权(根据《担保法》第31条);另一种是承担无效保证责任后的追偿权(根据《解释》第9条)。保证人由于所承担的责任不同而享有对债务人不同的追偿权。本案中,保证人中色公司显然未对两种追偿权做出区分,以致于对追偿权所能行使的效力范围也产生了误认和混淆。另外,根据《解释》第八条:“主合同无效而导致担保合同无效,担保人无过错的,担保人不承担民事责任;担保人有过错的,担保人承担民事责任的部分,不应超过债务人不能清偿部分的三分之一”。因此:①一般情况下基于保证责任的追偿权,保证人可向债务人主张偿还其已代为清偿的全部债务;②而基于无效保证责任的追偿权的行使则需要满足两个条件:一是保证人承担责任的前提是债务人“不能清偿”,保证人自愿代偿则不享有此种追偿权;二是保证人的追偿范围以其法定责任范围为限,即“不应超过债务人不能清偿部分的三分之一”,对超过三分之一的部分则不享有追偿权。
因此,本案中担保人中色公司虽承担了偿还全部借款的责任,但其所承担的无效保证责任的法定范围应为“华龙公司不能清偿部分的三分之一”,故中色公司仅对于该部分享有追偿权。另外,需明确,“债务人不能清偿”并不等于“债务人不清偿”,前者要考虑到债务人具体可供执行的财产问题,后者并不以债务人没有可供执行的财产为条件,只要履行期限届满债务人不履行债务,便满足“债务人不清偿”这一条件。“不能清偿”这一条件显然要严于“不清偿”这一条件。而在本案中,一方面债务人华龙公司根本没有开始清偿债务,当然就更谈不上其不能清偿债务了;另一方面,中色公司未能向法院提供证据证明华龙公司不能向中色集团清偿债务的数额,因此影响到法院对中色公司应当承担的赔偿责任具体数额的认定,同时也就无法确认中色公司可以向华龙公司追偿的数额。因此,法院判决驳回中色公司的诉讼请求是正确的。
另外,由于中色公司无法证明其对华龙公司债权(追偿权)的具体数额,所以其无法要求华龙公司承担责任,在此前提下,中色公司当然也无法要求华龙公司的股东承担责任。故法院对于中色公司要求华龙公司的股东承担连带清偿责任这一主张不予支持,也是正确的。
综上所述,在本案中,原告中色公司虽然代华龙公司清偿了100万元的借款,但显然其对已经承担的还款责任的性质存在误解,该责任并非保证责任,而是缔约过失的赔偿责任。正因为如此,其对债务人华龙公司追偿权的行使,就不能如承担了保证责任后那样对债务人有完全的追偿权,而只能对法定的“债务人不能清偿部分的三分之一”享有追偿权。最后,还要提到一点的是,保证人虽不能向债务人追偿,但却可以向债权人以不当得利主张其返还该笔款项。这不失为一条救济途径。
本文初步探讨了无效保证责任与保证责任的性质及其区别,以及保证人由于所承担的责任性质不同而享有不同的追偿权这一问题。因笔力所限,疏失定然难免,诚望各位同仁不吝指教!。
本文依据:(2004)海民初字第10756号民事判决书。
( 北京大学2003级法律硕士 康凯 北京市海淀区人民法院 戴国)


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景德镇市公路营运客车进站管理规定

江西省景德镇市人民政府


第6号



《景德镇市公路营运客车进站管理规定》已经1995年9月16日市人民政府第61次常务会议通过,现予发布,自1995年11月1日起施行。



代市长 舒晓琴

一九九五年九月二十六日

景德镇市公路营运客车进站管理规定

  第一条 为加强我市公路营运客车管理,建立活而有序、平等竞争的客运市场,改变公路营运客车在市区乱停乱放的混乱状况,维护市区交通秩序,保障旅客和经营者的合法权益,根据国家交通部《汽车客运站管理规定》,结合本市实际,制定本规定。

  第二条 本规定适用于全市从事公路客运业务的单位、团体和个人。

  第三条 交通运管部门应会同城建规划和公安交警部门划定客运站。对现有不符合规定条件的客运站、点一律撤销。凡本市或外埠来市的公路营运客车,一律按划定的汽车客运站进站作业,严禁客车在市区内乱停乱放。确需设立临时停靠点,必须报经公安交警部门批准。

  第四条 公路营运客车须按规定进站停发,定线行驶。
 
  第五条 凡进站经营的客车,经营手续必须齐全,必须服从车站“三定”、“四统一”管理(定线、定班、定时或流水发车;统一调度、统一票证、统一运价、统一售票)。

  第六条 客运站对经营客运业户应一视同仁,按照公开、公平、公正的原则,接纳车辆进站,统一编排运行班次,按旅客意愿售票,做到不压车,不滞客,严格执行物价部门规定的运价、收费项目和收费标准,接受经营者的监督和运管部门的检查。客运站必须建立健全各项管理制度,加强社会治安综合治理,加强对旅客和司乘人员的安全宣传教育,配备安全检查人员,严格查堵易燃易爆危险品和禁运品。

 第七条 鼓励符合国家政策规定的单位、个人申办汽车客运站。申办汽车客运站,应按照谁投资谁受益的原则,由交通运管部门按照城市统一规划,依据交通部《汽车客运站级别划分和建设要求》,会同城建规划和公安交警部门确定站址,按规定程序审核批准方可开业。

  第八条 凡违反本规定者,由交通运管部门和公安交警部门按国家有关法规处罚。

  第九条 本规定由景德镇市交通局负责解释,市公路运输管理处具体组织实施。

  第十条 本规定自1995年11月1日起施行。





江西省国家行政机关公文处理办法

江西省人民政府


江西省国家行政机关公文处理办法
江西省人民政府


第一章 总则
第一条 为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号),结合我省实际,制定本办法。
第二条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公室(厅)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公室(厅)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类
第九条 行政机关的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送(抄报)机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。
(一)公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。公文各组成部分的具体排列位置参照《江西省人民政府和江西省人民政府办公厅文件格式》执行。
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(三)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。标注位置与密级标注位置相同,密级公文,则标注在“密级”下面。
电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标注位置按电报设定的位置标注。
(四)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。发号公文由发文机关加“文件”组成;特定格式公文,如命令(令)由发文机关全称加“命令(令)”组成,会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成;其他公文可只标识发文机关。
联合行文,主办机关排列在前。如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
发文机关标识除明电外,用红色标识。
(五)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。发文字号中,年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
联合行文,使用主办机关发文字号。
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(七)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,发号公文应当标明发文机关,其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(八)主送机关指公文的主要受理机关。除“公告”、“通告”外,公文应当标明主送机关。主送机关一般置于标题之下、正文之上,左端顶格排列。有些不便于在公文首页列出主送机关的公文(如政府令、会议纪要等),主送机关可置于公文主题词之下,抄送(抄报)机关之上。主
送机关应当用全称或者规范化简称、统称。
(九)公文如有附件,应当在正文之下、成文时间之上注明附件的顺序和名称。附件和公文应当装订在一起,如不能装订在一起的,应当在附件的首页左上角注明公文的发文字号和附件的顺序。
(十)公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。联合上报、下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十一)成文日期以机关负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十二)公文如有其他需要说明的事项可用附注,如“此件登《江西政报》等”,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
(十三)公文应当标注主题词。主题词置于抄送(抄报)机关之上,成文时间或附注之下。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十四)抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十五)公文印发机关置于抄送(抄报)机关之下(无抄送、抄报机关的置于主题词之下),印发日期以公文付印日期为准,置于印发机关右侧,印发份数置于印发日期之下。
翻印公文,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围,置于印发标识之下相应位置,翻印发送范围置于翻印份数的左侧。
(十六)文字从左至右横写、横排。
(十七)公文的发文机关标识用小于10号小标宋体,具体字号以醒目美观为原则酌定,标题用2号小标宋体,秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词3字用3号黑体,批语、签发人(会签人)姓名用3号楷体,主题词词目用3号小标宋体,签发人(会签人)3字、发文字号及主送
机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送(抄报)机关以及印发(翻印)机关、日期、份数和翻印范围等均用3号仿宋体。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要,注重效用。凡是能通过当面协商或者利用现代通信手段等方式解决的事项,不要行文。
第十三条 行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况,必须越级请示、报告时,应当同时抄报被越过的上级机关。
第十四条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或者联合行文。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公室(厅)外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理,不得报送其上级机关。
第十八条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或者撤销。
第十九条 向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄报直接上级机关。
第二十条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄报形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”和“意见”中不得夹带请示事项。
第二十一条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“报告”、“请示”和“意见”。
第二十二条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄报机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章 收文办理
第二十三条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十四条 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定,涉及其他部门或者地区职权的事项是否已协商、会签,文种使用、公文格式是否规范。
第二十五条 经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公室(厅)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理
由。
第二十六条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第二十七条 收到上级机关下发或者交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理。
第二十八条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人应当出面协调,如仍不能取得一致时,可以报请上级机关协调或者裁定。
第二十九条 公文会签时,有关部门和地区一般应当在7个工作日之内将明确意见返回主办机关。
第三十条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有具体请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十一条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第六章 发文办理
第三十二条 发文办理指制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第三十三条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)拟制秘密公文,应当根据涉密事项,按照有关保密规定确定密级和保密期限。
(六)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(七)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(八)应当使用国家法定计量单位。
(九)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(十)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第三十四条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或
者裁定。
第三十五条 公文送负责人签发前,办公室(厅)应当进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第三十六条 以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或者平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
联合行文应当明确主办部门。主办机关和协办机关共同签发后,由主办机关印发。
第三十七条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当按程序复审。

第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时将公文正本、原稿、附件及有关材料整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。
第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十二条 传真公文归档应当复印并加盖复印机关证明章。
第四十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十四条 拟制、修改和签批公文,用笔、用墨、用纸必须符合存档要求,一般使用钢笔、毛笔、专用签字笔,书写工整,不得使用铅笔、圆珠笔。

第八章 公文管理
第四十五条 公文由文秘部门或者专职人员统一收发、登记、编号、缮印、用印、归档和销毁。
第四十六条 报送上级机关的公文(除电报外),份数一般为5份。
第四十七条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十八条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公室(厅)主任批准,可以翻印。
第四十九条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
在《江西日报》和《江西政报》上全文刊登的省政府及省政府办公厅公文,与正式印发的公文具有同等效力,应当遵照执行。
第五十条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章,视同正式公文妥善保管。
复印秘密公文按照有关规定执行。
第五十一条 传递秘密公文,必须采取相应保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采取加密装置,不得密电明复、明电密电混用。
第五十二条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十三条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室(厅)负责人批准,可以销毁。
第五十四条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十五条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文,经整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十六条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第九章 附则
第五十七条 行政规章、外事公文、电子公文及公文督查均按有关规定处理和执行。
第五十八条 本办法适用于全省各级行政机关。
第五十九条 本办法自2001年1月1日起施行。1994年6月16日江西省人民政府办公厅发布、1994年7月1日起施行的《江西省国家行政机关公文处理细则》(即赣府厅发〔1994〕17号文)同时废止。



2000年11月8日

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